Direkt zum Inhalt
Skalantech
Potenzial-Check

Qualitätssicherung

Qualitätssicherungssystem

Diese Dokumentation beschreibt, nach welchen Grundsätzen, Abläufen und Kontrollen Skalantech Beratungs- und Umsetzungsleistungen erbringt und laufend verbessert.

Inhalt

  • I Unternehmensdarstellung und Qualifikation
  • II Leistungserbringung und Kundenkommunikation
  • III Qualitätskontrolle

Bezug und Fassung

Gliederung nach dem Merkblatt „Qualitätssicherungssystem“ des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zum Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“, Stand 1. Januar 2023.

Stand
Fassung 1.0
Turnus
Überprüfung und Aktualisierung mindestens alle zwei Jahre

I Unternehmensdarstellung und Qualifikation

Leitbild, fachliche Kompetenz, Weiterbildung und Kapazitäten des Beratungsunternehmens.

1. Leitbild

  • Firma: Skalantech, Sitz in Deutschland (vollständige Anbieterangaben siehe Impressum).
  • Tätigkeitsfeld: Prozessanalyse, Automatisierung wiederkehrender Büroabläufe, Systemintegration und der bewertete Einsatz von KI.
  • Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen mit rund 10 bis 50 Beschäftigten, insbesondere Handwerk, Dienstleistung, Handel, Immobilien und Industrie.
  • Zielgebiet: deutschsprachiger Raum, überwiegend remote, Vor-Ort-Termine nach Bedarf.
  • Grundsätze für Leitung und Mitarbeitende: Ehrlichkeit, Verschwiegenheit, Seriosität, Neutralität gegenüber Herstellern, Vertraulichkeit, nachvollziehbare Preisbildung, sachliche Werbung und ordnungsgemäße Geschäftsführung.
  • Technologieneutralität: Empfehlungen richten sich am Kundennutzen aus, nicht an Provisionen oder Lizenzinteressen; offene und quelloffene Lösungen werden bevorzugt geprüft.

2. Fachliche Kompetenz

  • Beraterinnen und Berater verfügen über nachweisbare Qualifikation in Prozessgestaltung, Softwareentwicklung, Systemintegration und Datenschutz.
  • Zuordnung von Tätigkeitsfeldern: jede Beratung wird nur von Personen geführt, deren Erfahrung zum Beratungsgegenstand passt.
  • Erfahrung und Referenzen werden dokumentiert und auf Anfrage im zulässigen Rahmen belegt.
  • Personalbeschaffung: definierte Anforderungsprofile, fachliches Auswahlgespräch, Probeaufgabe und strukturierte Einarbeitung anhand dieser Dokumentation.

3. Weiterbildung

  • Feste Weiterbildungszeit je Beraterin und Berater für Prozessmethodik, Integrationstechnik, KI-Einsatz und Recht.
  • Verfolgung von Rechtsänderungen mit direktem Projektbezug, insbesondere DSGVO, EU-KI-Verordnung (2024/1689), GoBD und E-Rechnungspflicht.
  • Nachweise (Zertifikate, Schulungsbelege, Kursteilnahmen) werden intern erfasst und bei der Aktualisierung dieser Dokumentation ausgewertet.
  • Zugang zu Fachmedien, Herstellerdokumentation und Testumgebungen für eigenständige Einarbeitung.

4. Personelle Kapazitäten

  • Beratungsaufträge werden nur angenommen, wenn die zugesagte Zeit tatsächlich verfügbar ist; Kapazität wird pro Quartal geplant.
  • Erreichbarkeit an Werktagen; Anfragen werden in der Regel am nächsten Werktag beantwortet.
  • Ausstattung: eigene Entwicklungs- und Testumgebungen, verschlüsselte Datenablage, Videokonferenz und Dokumentationssystem.
  • Zusammenarbeit im Netzwerk mit Steuerberatung, IT-Dienstleistern und Fachpartnern, wenn Themen außerhalb des eigenen Kompetenzbereichs liegen.

II Leistungserbringung und Kundenkommunikation

Ablauf einer Beratung von der ersten Anfrage bis zur Nachbetreuung.

1. Akquise und Vorgespräch

  • Sachliche Information über Website, Fachinhalte und Empfehlungen; keine Erfolgsversprechen und keine Förderzusagen.
  • Kostenloses Vorgespräch von rund 30 Minuten: Ausgangslage, Ziel, Rahmenbedingungen und Erwartungen werden geklärt.
  • Im Vorgespräch wird offen benannt, wenn ein Anliegen nicht zu unserem Leistungsbereich passt.

2. Bedarfsermittlung

  • Aufnahme der betroffenen Abläufe, beteiligten Rollen und eingesetzten Systeme; Festlegung von Reichweite und Tiefe der Beratung.
  • Benennung der benötigten Daten und Unterlagen sowie der intern beteiligten Mitarbeitenden.
  • Berücksichtigung regulatorischer und gesellschaftlicher Entwicklungen, insbesondere Datenschutz, KI-Transparenz, Fachkräftesituation und Digitalisierungspflichten.

3. Auftragsbesprechung

  • Schriftlicher Beratungsvertrag mit Leistungsbeschreibung, Mitwirkungspflichten, Vergütung, Vertraulichkeit, Rücktritts- und Kündigungsregeln.
  • Verbindliche Zeit- und Finanzplanung mit definierten Zwischenständen.
  • Beratung und technische Umsetzung werden getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet.
  • Bei einer möglichen Förderung beginnen Vertrag und Beratung erst nach dem zulässigen Startzeitpunkt.

4. Durchführung

  • Strukturierte Ist-Aufnahme der Prozesse, Systeme, Schnittstellen und Datenwege.
  • Bewertung der Potenziale nach Nutzen, Aufwand, Risiko und technischer Machbarkeit; Prüfung, wo Automatisierung und wo KI sinnvoll ist.
  • Feste Kontrollpunkte mit dem Auftraggeber, bevor die nächste Phase beginnt.
  • Ergebnis: dokumentierter Beratungsbericht mit Zielarchitektur, Priorisierung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Roadmap.

5. Feedback und Dokumentation

  • Abschlussbesprechung: Abgleich zwischen beauftragtem Ziel und erreichtem Ergebnis.
  • Der Beratungsbericht bleibt beim Auftraggeber eigenständig nutzbar, auch ohne Umsetzung durch Skalantech.
  • Schriftliches Feedback über einen kurzen Bewertungsbogen zu Nutzen, Verständlichkeit, Termintreue und Zusammenarbeit.

6. Nachbetreuung

  • Nachfrage zum Umsetzungsstand nach etwa 90 Tagen.
  • Auf Wunsch Begleitung der Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung als separates Projekt.
  • Fortschreibung der Roadmap, wenn sich Abläufe, Systeme oder Rechtslage ändern.

III Qualitätskontrolle

Qualitätsziele, Erfolgskontrolle und kontinuierliche Verbesserung.

1. Qualitätsziele und Verantwortlichkeiten

  • Qualitätsziele: Termintreue, nachvollziehbare Dokumentation, umsetzbare Empfehlungen, Datenschutz- und Rechtskonformität, verständliche Kommunikation ohne unnötige Technikbegriffe.
  • Die Geschäftsführung ist für das Qualitätssicherungssystem verantwortlich; jede Beratung hat eine eindeutig benannte verantwortliche Person.
  • Erforderliche Ressourcen (Zeit, Weiterbildung, Werkzeuge, Testumgebungen) werden vor Auftragsannahme sichergestellt.
  • Anforderungen an Beraterinnen und Berater: fachliche Eignung, Einhaltung der Grundsätze aus Abschnitt I und Dokumentationspflicht.

2. Erfolgskontrolle

  • Abgleich von beauftragtem Umfang und Beratungsergebnis anhand von Vertrag, Zeitplan und Bericht.
  • Auswertung von Feedbackbögen und Nachbesprechungen je Auftrag.
  • Beteiligung der Mitarbeitenden am Evaluationsprozess durch regelmäßige Auftragsrückschau.
  • Beschwerdemanagement: Rückmeldungen werden erfasst, innerhalb von fünf Werktagen beantwortet und mit Ursache und Maßnahme dokumentiert.
  • Benennung von Schwachstellen und von Prozessschritten, die bereits stabil laufen; Fehlerbeseitigung und Ursachenvermeidung werden festgehalten.

3. Maßnahmen und ständige Verbesserung

  • Aus jeder Auswertung werden konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeit und Termin abgeleitet.
  • Mitarbeitende bringen Verbesserungsvorschläge aus der Projektarbeit ein; diese werden bewertet und bei Eignung übernommen.
  • Protokollführung und versionierte Ablage sichern Daten und Informationen nachhaltig.
  • Bewährte Anpassungen werden in Vorlagen, Checklisten und den Standardablauf der Beratung übernommen.
  • Die Dokumentation wird mindestens alle zwei Jahre überprüft und mit den Ergebnissen der Evaluierung aktualisiert; Änderungen werden unverzüglich nachgetragen.

Diese Dokumentation ist eine Eigenerklärung. Sie ersetzt keine Zertifizierung und beinhaltet keine Aussage über eine Förderfähigkeit oder Bewilligung. Hinweise zu Fördermöglichkeiten finden Sie unter Fördermöglichkeiten, Anbieterangaben im Impressum.