Vorgehen
Von einem manuellen Ablauf zum produktiven Workflow
Kein monatelanges Transformationsprojekt. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess und erweitern erst, wenn er im Alltag trägt.
Vorgehensmodell
Unser Vorgehensmodell in fünf Schritten
011 Woche
Verstehen
Was wir machen
Wir nehmen den bestehenden Ablauf auf: Systeme, Daten, Beteiligte, Ausnahmen.
Was Sie beitragen
Sie zeigen uns einen typischen Vorgang.
02wenige Tage
Bewerten
Was wir machen
Wir prüfen Automatisierbarkeit, Datenqualität, Integrationsaufwand und Risiken.
Was Sie beitragen
Sie priorisieren nach geschäftlichem Nutzen.
032–3 Wochen
Pilotieren
Was wir machen
Wir bauen einen klar abgegrenzten Workflow inklusive Prüfregeln und Kontrollpunkt.
Was Sie beitragen
Sie benennen Grenzen und Freigabeberechtigte.
042 Wochen
Integrieren
Was wir machen
Wir binden den Ablauf kontrolliert an Ihre vorhandenen Systeme an.
Was Sie beitragen
Sie testen im Alltag und melden Ausnahmen.
05laufend
Verbessern
Was wir machen
Wir überwachen den Betrieb, schärfen Regeln nach und erweitern schrittweise.
Was Sie beitragen
Sie entscheiden über den nächsten Ablauf.
Kontrolle
Freigaben bleiben bei Ihrem Team
Automatisierung endet dort, wo Verantwortung beginnt. Der Kontrollpunkt ist Teil des Ablaufs, keine Option.
- Freigabepflicht bei allem, was nach außen geht
- Rollen und Rechte pro Ablauf
- Protokollierung jeder Entscheidung mit Zeitpunkt und Zuständigkeit
- EU-, Self-Hosted- oder On-Premise-Betrieb je nach Anforderung
- Jeder Ablauf ist einzeln abschaltbar
Fragen
Häufige Fragen zum Vorgehen
- Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zum produktiven Workflow?
- Für einen klar abgegrenzten Prozess liegen zwischen Aufnahme und Testbetrieb in der Regel vier bis sechs Wochen. Die Aufnahme dauert etwa eine Woche, die Bewertung wenige Tage, der Pilot zwei bis drei Wochen. Verzögerungen entstehen fast immer bei fehlenden Zugängen zu bestehenden Systemen, nicht bei der Umsetzung.
- Welchen Aufwand haben wir als Unternehmen selbst?
- Erfahrungsgemäß zwei bis vier Stunden pro Woche während Aufnahme und Pilot: einen typischen Vorgang zeigen, Ausnahmen benennen, Freigabeberechtigte festlegen und den Testbetrieb beurteilen. Danach sinkt der Aufwand auf kurze Rückmeldungen.
- Was passiert, wenn ein Vorgang nicht eindeutig ist?
- Jeder Ablauf enthält einen Kontrollpunkt. Unklare oder wirtschaftlich relevante Fälle werden nicht automatisch entschieden, sondern an die zuständige Person übergeben – mit allen erkannten Daten und dem Grund der Vorlage.
- Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?
- Nein. Vorhandene Buchhaltung, Warenwirtschaft, Postfächer und Ablagen bleiben in Betrieb und werden über Schnittstellen angebunden. Ein Systemwechsel wird nur dann Thema, wenn ein Altsystem gar keine Anbindung erlaubt.
- Wie werden Datenschutz und die Anforderungen der KI-Verordnung berücksichtigt?
- Verarbeitungszwecke, Datenkategorien und Aufbewahrung werden vor der Umsetzung festgelegt, Zugriffe protokolliert. Bei KI-gestützten Schritten dokumentieren wir Zweck, Eingriffsmöglichkeit und menschliche Aufsicht – das ist Voraussetzung für die Betreiberpflichten der EU-KI-Verordnung.
Nächster Schritt
Passender Einstieg
Drei Wege, je nachdem wie konkret der Ablauf schon ist.
3 Min.
Potenzial-Check
Priorität und Paketempfehlung für einen konkreten Ablauf
Wenn ein Prozess schon bekannt ist und Sie wissen wollen, ob er sich lohnt.
2 Min.
ROI-Rechner
Größenordnung für Stunden, Einsparung und Amortisation
Wenn Sie eine Zahl für die interne Diskussion oder den Business Case brauchen.
Prototyp mit Geld-zurück-Garantie
Sie erhalten einen arbeitsfähigen Prototypen für einen echten Ablauf. Wenn er in den ersten drei Monaten im Alltag nicht überzeugt, erstatten wir das Honorar für den Prototypen vollständig.