01
Prozesse analysieren
Wir erfassen Ablauf, Rollen, Systeme, Daten und Ausnahmen.
ErgebnisVerständliche Prozesslandkarte mit den wichtigsten Schwachstellen.
Prozessberatung und Automatisierung für kleine Betriebe und den Mittelstand
Beratung · Automatisierung · Systemintegration
Wir finden Prozesse, die Zeit kosten – und automatisieren nur, was sich lohnt.Wir finden Prozesse, die Zeit kosten – und automatisieren nur, was sich lohnt.
Wir zeigen, wo Zeit verloren geht – und automatisieren klar abgegrenzte Schritte mit Ihrem Team am Kontrollpunkt.Wir zeigen Ihnen zuerst, wo Zeit, Medienbrüche und Fehler entstehen. Danach verbinden wir Ihre bestehenden Systeme und automatisieren klar abgegrenzte Schritte – mit Ihrem Team am Kontrollpunkt.
Persönlich geführt aus Köln – mit mehr als fünf Jahren praktischer Erfahrung in IT und Digitalisierung.
- Ihre bestehenden ERP-, CRM- und DMS-Systeme bleiben erhalten
- Ihr Team gibt kritische Schritte frei
- Betrieb in der EU, Self-Hosted oder On-Premise möglich
- Mit einem messbaren Prozess starten
Vorgang im Ablauf
Testdaten- E-Mail-Eingang
- Ablage / DMS
- Fachanwendung
Dokument erkannt
Nachricht wird gelesen
Daten extrahiert
Analysiert
Regeln geprüft
Geprüft
Mitarbeiterfreigabe
Freigabe erforderlich · Mensch entscheidet
Ohne Freigabe keine Buchung im Zielsystem
Zielsystem aktualisiert
Ablauf mit Testdaten: Eingang aus E-Mail-Eingang, Ablage / DMS, Fachanwendung, danach Dokument erkannt, Daten extrahiert, Regeln geprüft, Mitarbeiterfreigabe. Die Freigabe erfolgt durch einen Menschen, anschließend wird das Zielsystem aktualisiert.
Betriebsprinzipien
Automatisieren, ohne Kontrolle abzugeben
Wir richten den Prozess nach Ihren Systemen, Datenschutzanforderungen und Freigaberegeln aus – nicht umgekehrt.
Bestandssysteme
Bestehende Systeme verbinden
ERP, CRM, Microsoft 365 und Fachanwendungen bleiben im Einsatz. Wir verbinden, was heute manuell übertragen wird.
Kontrollpunkt
Kritische Entscheidungen im Team lassen
Wichtige, unsichere oder nicht umkehrbare Schritte werden vorbereitet – die Freigabe bleibt bei Ihren Mitarbeitern (Human-in-the-Loop).
Betriebsoption
Betrieb passend zu Ihren Anforderungen
Je nach Datenschutz- und Kontrollbedarf ist der Betrieb in der EU, Self-Hosted oder On-Premise möglich.
Vorgehen
Wirkung zuerst in einem Prozess belegen
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Ablauf. Erst wenn er verlässlich funktioniert, wird erweitert.
Diagnose
Welcher Ablauf bremst Ihr Team – und was lässt sich daran ändern?
Wählen Sie eine typische Ausgangslage. Sie sehen, was wir untersuchen und welches Ergebnis Sie danach für Ihre Entscheidung erhalten.
Anwendungsfälle
Vier Prozesse, die sich häufig als erster Pilot eignen
Wählen Sie einen Prozess und sehen Sie, welche Schritte sich vorbereiten oder automatisieren lassen – und wo Ihr Team entscheidet.
Rechnungsverarbeitung
Informationen müssen manuell gelesen und übertragen werden.
E-Mail / PDF
automatisiert
Daten erkennen
automatisiert
Stammdaten prüfen
automatisiert
Abweichung markieren
automatisiert
Freigabe
Mensch entscheidet
Buchhaltung
Ergebnis im Zielsystem
- automatisierter Schritt
- menschliche Entscheidung
- abgeschlossen
- Das lässt sich automatisieren
- Wiederkehrende Erfassung, Zuordnung und Vorbereitung.
- Hier entscheidet Ihr Team
- Freigabe
- Geschäftlicher Nutzen
- Weniger Erfassungsarbeit und schnellere Prüfung.
Vorgehen
Erst Klarheit schaffen. Dann gezielt umsetzen.
Nicht jeder manuelle Ablauf braucht KI. Und nicht jede Automatisierung lohnt sich.
02
Systeme verbinden
Wir klären, welche bestehenden Anwendungen weiter genutzt werden und wie Daten zuverlässig zwischen ihnen fließen.
ErgebnisIntegrationsübersicht mit Datenflüssen und Feldzuordnung.
03
Wirtschaftlichkeit bewerten
Wir stellen Nutzen, Einrichtungsaufwand, Betrieb und Risiken gegenüber.
ErgebnisPriorisierte Roadmap mit Aufwand und nächstem Schritt.
Zusammenarbeit
Von einem Prozess zum funktionierenden System
Die Beratung endet mit einer Entscheidungsgrundlage. Erst danach entscheiden Sie, ob und mit wem umgesetzt wird.
Entscheidung: intern umsetzen · extern vergeben · Skalantech beauftragen
Human-in-the-Loop
Sehen Sie, wie ein Vorgang geprüft und zur Freigabe vorbereitet wird
Automatisiert wird nur, was sich zuverlässig automatisieren lässt. Entscheidungen bleiben dort beim Menschen, wo Kontrolle sinnvoll ist.
Automatisiert, bis eine Entscheidung nötig wird.
Demonstrator mit Testdaten, keine echten Kundendaten
Rechnungseingang
Testdaten
Beispiel Liefertechnik GmbH
DEMO-2026-104 · rechnung-demo-2026-104.pdf
Eingang
Rechnung trifft im Postfach ein
Prüfung
Pflichtangaben und Beträge gegen Regeln
Freigabe erforderlich
Ihr Team entscheidet
Der Vorgang wird geprüft und stoppt vor der Freigabe.
Skalantech
Ein Ansprechpartner von der Analyse bis zum laufenden Prozess
Sie arbeiten mit einem festen Ansprechpartner, klaren Kontrollpunkten und dokumentierten Entscheidungen – von der ersten Prozessaufnahme bis zur technischen Umsetzung.
Welcher Prozess kostet Ihr Team heute unnötig Zeit?
Im Potenzial-Check prüfen wir gemeinsam, wo Automatisierung sinnvoll sein kann und welcher nächste Schritt realistisch ist.
Prototyp mit Geld-zurück-Garantie · Bedingungen der Garantie