Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, erfüllt diese Anforderung nicht: Es ist für Menschen lesbar, aber nicht strukturiert auswertbar.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als Hybrid, bei dem das XML in einem PDF eingebettet ist. Beide sind zulässig, solange die Pflichtangaben vollständig und normkonform enthalten sind.
- XRechnung: reines XML, verbreitet im öffentlichen Auftragswesen
- ZUGFeRD ab Version 2.x: PDF mit eingebettetem XML, angenehm für gemischte Empfängerkreise
- Klassisches PDF oder Papier: ab Ende der Übergangsfristen keine gültige E-Rechnung mehr
Fristen im Überblick
Der Empfang ist der harte Teil: Er gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie annehmen und verarbeiten können – ein Postfach allein genügt nur, wenn die Rechnung danach auch revisionssicher weiterverarbeitet wird.
Beim Versand hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, die sich an Kalenderjahren und am Vorjahresumsatz orientieren. Wer heute schon strukturiert versendet, spart sich später die Umstellung unter Zeitdruck.
- Empfangspflicht: seit 01.01.2025 für inländische B2B-Umsätze
- Versand: Übergangsfristen für 2025 und 2026, kleinere Umsätze länger geschützt
- Ab 2028 gilt die strukturierte Rechnung im B2B als Regelfall
- Kleinbeträge und bestimmte steuerfreie Leistungen bleiben ausgenommen
Der praktische Engpass ist die Verarbeitung, nicht das Format
In den meisten Betrieben scheitert die Umstellung nicht am Format, sondern am Weg dahinter: Wer prüft die Rechnung, wer gibt sie frei, wie kommt sie in die Buchhaltung, und wo liegt sie unveränderbar für zehn Jahre?
Genau dort setzen wir an. Der Eingang wird sortiert, Rechnungsdaten werden ausgelesen und gegen Ihre Vorgaben geprüft. Auffällige Fälle gehen an einen benannten Menschen zur Freigabe, unstrittige Fälle laufen durch. Jeder Schritt bleibt protokolliert.
- Eingangskanäle bündeln: Postfach, Portal, Papier-Scan
- Pflichtangaben und Rechenprobe automatisch prüfen
- Abweichungen zu Auftrag oder Lieferschein sichtbar machen
- Freigabe durch Menschen dort, wo Geld oder Fristen betroffen sind
- Export in die Buchhaltung inklusive Belegverknüpfung
Umsetzungsplan in vier Schritten
Für Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden reicht in der Regel ein überschaubares Vorgehen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst Bestandsaufnahme, dann Technik.
- 1. Bestand aufnehmen: Wie viele Eingangsrechnungen pro Monat, aus welchen Kanälen?
- 2. Zielsysteme klären: Buchhaltung, Archiv, Warenwirtschaft und ihre Schnittstellen
- 3. Prüf- und Freigaberegeln schriftlich festlegen, inklusive Ausnahmen
- 4. In einem begrenzten Prototyp starten und nach vier Wochen nachmessen
Häufige Fragen
- Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung aus?
- Nein. Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar nach EN 16931 sein. Ein reines PDF erfüllt das nicht; zulässig sind zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x mit eingebettetem XML.
- Seit wann müssen wir E-Rechnungen empfangen können?
- Die Empfangspflicht für inländische B2B-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich am Kalenderjahr und am Vorjahresumsatz orientieren.
- Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware wechseln?
- In der Regel nicht. Verbreitete Buchhaltungs- und Branchenlösungen unterstützen strukturierte Rechnungen oder bieten Schnittstellen. Wir verbinden vorhandene Systeme, statt sie zu ersetzen.
- Wie hoch ist der Aufwand für die Umstellung?
- Das hängt an der Menge der Eingangsrechnungen und der Zahl der beteiligten Systeme. Sinnvoll ist eine Analyse des Ist-Ablaufs mit Festpreis, danach ein begrenzter Prototyp für einen konkreten Rechnungsstrom.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Stand wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Fall erteilt Ihre steuerliche Beratung.