Was die GoBD tatsächlich verlangt
Die GoBD sind Verwaltungsgrundsätze der Finanzverwaltung für die Führung von Büchern und die Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Sie schreiben kein Produkt vor, sondern Eigenschaften: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Für den Alltag heißt das: Ein Beleg muss von der Entstehung bis zur Buchung und zurück lückenlos verfolgbar sein. Wer eine Rechnung nachträglich verändert, muss diese Änderung erkennbar machen – Überschreiben ohne Spur ist nicht zulässig.
Digitalisieren und Aufbewahren
Papierbelege dürfen gescannt und danach digital aufbewahrt werden, wenn der Scanvorgang geregelt und dokumentiert ist. Elektronisch eingegangene Belege müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden: Eine E-Rechnung im XML-Format bleibt als XML erhalten, ein zusätzlicher PDF-Ausdruck ersetzt sie nicht.
- Ursprungsformat erhalten, zusätzliche Ansichten sind nur Komfort
- Unveränderbare Ablage mit Versionierung oder Schreibschutz
- Aufbewahrungsfristen nach Belegart festlegen und technisch abbilden
- Zugriffe und Änderungen protokollieren, Rollen sparsam vergeben
Verfahrensdokumentation ohne Aktenordner-Projekt
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in den Betrieb kommen, wie sie geprüft, gebucht und aufbewahrt werden. Sie ist bei einer Prüfung das erste, was verlangt wird – und in vielen Betrieben das erste, was fehlt.
Wenn ein Ablauf automatisiert wird, entsteht diese Beschreibung fast von selbst: Regeln, Freigabestufen und Zuständigkeiten müssen ohnehin schriftlich festgelegt werden. Wir liefern diese Beschreibung als Teil der Umsetzung mit.
- Allgemeine Beschreibung des Ablaufs und der beteiligten Systeme
- Anwender- und Betriebsdokumentation mit Zuständigkeiten
- Technische Systembeschreibung inklusive Schnittstellen
- Änderungshistorie: Wer hat wann was am Ablauf geändert?
Warum Automatisierung die Prüfung erleichtert
Manuelle Abläufe erzeugen Lücken: eine Freigabe per Zuruf, eine Ablage im persönlichen Ordner, eine Korrektur ohne Notiz. Ein automatisierter Ablauf protokolliert jeden Schritt mit Zeitpunkt, Regelergebnis und Person.
Wichtig bleibt der menschliche Kontrollpunkt. Bei Kosten-, Kunden- oder Rechtswirkung entscheidet eine benannte Person und nicht das System.
Häufige Fragen
- Schreibt die GoBD eine bestimmte Software vor?
- Nein. Die GoBD beschreiben Anforderungen an den Ablauf – Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung. Welche Systeme das leisten, bleibt Ihre Entscheidung.
- Dürfen wir Papierrechnungen nach dem Scannen vernichten?
- Grundsätzlich ja, wenn der Scanvorgang in der Verfahrensdokumentation geregelt ist und die digitale Ablage unveränderbar erfolgt. Für einzelne Unterlagen mit Originalpflicht gilt das nicht – das klärt Ihre steuerliche Beratung.
- Brauchen wir eine Verfahrensdokumentation, wenn wir automatisieren?
- Ja, und sie wird durch die Automatisierung leichter: Regeln, Freigaben und Zuständigkeiten sind ohnehin schriftlich festgelegt. Wir liefern die Beschreibung des umgesetzten Ablaufs mit.
- Wie lange müssen digitale Belege aufbewahrt werden?
- Für steuerlich relevante Unterlagen gelten in der Regel Fristen von acht bis zehn Jahren, abhängig von der Belegart. Die Fristen sollten im Archiv technisch abgebildet und nicht händisch verwaltet werden.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Stand wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Fall erteilt Ihre steuerliche Beratung.