Drei Kostenblöcke statt einer Sammelposition
Wer IT als eine Zeile im Budget führt, kann nicht steuern. Sinnvoll sind drei Blöcke: laufende Kosten, einmalige Kosten und verdeckte Prozesskosten. Der dritte Block steht in keiner Rechnung, ist aber in vielen Betrieben der größte.
Ein Beispiel: Vier Personen bearbeiten Eingangsrechnungen und verlieren pro Woche jeweils drei Stunden mit Suchen, Nachfragen und Doppelerfassung. Bei einem Vollkostensatz von 55 Euro sind das rund 34.000 Euro im Jahr – deutlich mehr als die Lizenzkosten, über die im Budget diskutiert wird.
- Laufend: Lizenzen, Hosting, Wartung, Support, Backup, Sicherheit, Telefonie
- Einmalig: Hardware, Einführung, Datenübernahme, Schulung, Anpassungen
- Verdeckt: Doppelerfassung, Suchzeiten, Rückfragen, Fehlerkorrekturen, Ausfallzeiten
Der Rechenweg für den verdeckten Block
Die Rechnung muss nicht exakt sein, sondern nachvollziehbar. Nehmen Sie einen Ablauf, zählen Sie die Vorgänge pro Monat, schätzen Sie die Minuten pro Vorgang und multiplizieren Sie mit einem Vollkostensatz, der Lohn, Nebenkosten und Ausfallzeiten enthält.
Aus Vorgangsmenge, Bearbeitungszeit und Fehlerquote ergibt sich der jährliche Aufwand. Diesem stellen Sie die Investition und die künftigen laufenden Kosten gegenüber. Die Differenz durch zwölf ergibt die Amortisationsdauer in Monaten.
- Vorgänge pro Monat × Minuten pro Vorgang ÷ 60 = Stunden pro Monat
- Stunden × Vollkostensatz × 12 = jährliche Prozesskosten
- Realistische Entlastung konservativ ansetzen, oft 40 bis 70 Prozent der Bearbeitungszeit
- Investition ÷ monatliche Entlastung = Amortisation in Monaten
- Fehlerkosten separat schätzen: Nachzahlungen, Mahngebühren, verlorene Aufträge
Wo Budgets typischerweise ausufern
Die teuren Fehler sind selten technisch. Sie entstehen dort, wo Entscheidungen aufgeschoben oder Umfang und Verantwortung nicht geklärt sind.
- Parallelbetrieb: alter und neuer Ablauf laufen monatelang gleichzeitig
- Lizenzen für Personen, die das System nie nutzen
- Individualentwicklung für Sonderfälle, die zweimal im Jahr auftreten
- Fehlende Datenpflege – jede Migration kostet dann doppelt
- Keine benannte verantwortliche Person, dadurch offene Entscheidungen und Stillstand
So planen wir Kosten in Projekten
Wir arbeiten mit Festpreisen für abgegrenzte Schritte. Am Anfang steht eine Analyse des Ist-Ablaufs mit klarem Ergebnis: Vorgangsmengen, Zeiten, Systeme und die Stellen, an denen ein Mensch entscheiden muss.
Danach folgt ein begrenzter Prototyp für einen einzigen Ablauf. Nach vier Wochen wird gemessen: Bearbeitungszeit vorher und nachher, Zahl der Rückfragen, Fehlerfälle. Erst wenn die Zahlen stimmen, wird ausgeweitet. In den ersten drei Monaten gilt unsere Geld-zurück-Zusage.
- Analyse mit Festpreis und schriftlichem Ergebnis
- Prototyp für einen Ablauf statt Gesamtumbau
- Messung nach vier Wochen gegen die Ausgangswerte
- Laufende Kosten transparent vor der Entscheidung
Häufige Fragen
- Wie hoch sollte das IT-Budget eines KMU sein?
- Eine Pauschale hilft wenig, weil Branchen stark abweichen. Belastbarer ist der umgekehrte Weg: Beziffern Sie zuerst die Prozesskosten der wichtigsten Abläufe und leiten Sie das Budget aus der erzielbaren Entlastung ab.
- Wie berechne ich die Amortisation einer Automatisierung?
- Ermitteln Sie die monatliche Entlastung in Stunden, multiplizieren Sie sie mit dem Vollkostensatz und ziehen Sie neue laufende Kosten ab. Die Investition geteilt durch diesen Betrag ergibt die Amortisation in Monaten. Unter zwölf Monaten gilt als gut.
- Welche Kosten werden am häufigsten vergessen?
- Schulung, Datenübernahme, Parallelbetrieb während der Einführung und die interne Zeit für Abstimmung und Tests. Diese Posten machen bei Einführungsprojekten oft einen erheblichen Teil der Gesamtkosten aus.
- Rechnet sich Automatisierung auch bei kleinen Mengen?
- Nicht immer. Unterhalb weniger Vorgänge pro Woche ist der manuelle Weg häufig günstiger. Sinnvoll wird Automatisierung bei wiederkehrenden Mengen, klaren Regeln oder wenn Fehler teuer sind, etwa bei Fristen und Zahlungen.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Stand wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Fall erteilt Ihre steuerliche Beratung.